Чабан К.А., зав. науково-методичним відділом бібліотеки ХНУ Рекаталогізація:
технологія і організація проведення в бібліотеці ХНУ Для здійснення автоматизованої документовидачі користувачам видань із фонду бібліотеки, як відомо потрібні дві умови: наявність бази даних користувачів ( та штрихкодованих читацьких квитків) з одного боку, з іншого- наявність огранізованої бази даних бібліотечного фонду ( та штрихкодованих документів). При створенні електронного каталогу бібліотека проводить одночасно два процеси:
Але спочатку про термінологію. Як називати процес створення БЗ у ЕК на видання попередніх років? Відомі різні визначення даного процесу у фахових бібліотечних виданнях. Як сказано у підручнику "Бібліотечні каталоги" (М., 2001) відомого бібліотекознавця Сукіасяна Є.Р., "Конверсія"- ( з лат. "конверсіо"- перетворення)- це переведення бібліотечних каталогів із однієї форми в іншу, наприклад машиночитану. Відомі різні технології конферсії карткових каталогів в ЕК: 1) зображення з каталожної картки сканується, 2) ручне введення елементів БЗ з карток вибраного масиву відповідно до прийнятого формату каталогізації. Як відомо, багато бібліотек йде саме таким чином, створюючи бази даних з існуючих карткових каталогів. Проте є й інший досвід - створення БЗ в ЕК на основі опрацювання не карток, а самих видань, що згідно чинного ГОСТ 7.76-96 трактується як "Каталогізація" (сукупність процесів, що забезпечують створення та функціонування бібліотечного каталогу. До них входять бібліографічна обробка ( формування бібліографічного запису, індексування та предметизація), введення даних та тиражування карток, робота з каталогами тощо). За відсутністю в нормативних документах України загальновживаного терміна, рішенням методичної ради бібліотеки ХНУ вирішено:
Процес рекаталогізації у бібліотеці ХНУ проходив у 2 етапи: підготовчого та безпосереднього введення в ЕК. Найскладніший - етап підготовчий, бо вимагав прийняття цілої низки управлінських рішень та організації процесу. Схематично складові подготовчого етапу представлено на діаграмі. Коротко охарактеризую сутність етапів, через які пройшла наша бібліотека. Вибір методу ( конверсії чи каталогізації) залежав від мети, яку ставила бібліотека на початку процесу. Проаналізувавши досвід інших бібліотек, бібліотека ХНУ обрала для себе метод рекаталогізації,- створення нового БЗ на кожен документ de-visu. На противагу конверсії, цей метод давав змогу:
Сутність технічного забезпечення полягала у створенні АРМ бібліотечних працівників в читальних залах та абонементах, підтримці їх у робочому стані. Технологічне забезпечення полягало у підготовці бібліотекою ряду регламентуючих документів, включаючи "Методику рекаталогізації", "Програму ретроспективного введення фондів в ЕК". Складено кістяк БД "Тематичний каталог" ( масиву лексичних одиниць предметних рубрик), прийнято ряд інструкцій та пам'яток з методики заповнення полів форми "Бібопис документа", техніки безпеки. Стратегічний план рекаталогізації передбачав визначення обсягів робіт та графіків рекаталогізації фондів окремих структурних підрозділів бібліотеки. Згідно плану фонди проходили рекаталогізацію в ЕК у наступній послідовності: спочатку активні фонди читальних залів, потім навчальних абонементів ( з урахуванням того, що більшість книг уже занесена працівниками читальних залів, залишалось додавати лише примірники), на останньому етапі- фонди книгосховища та кафежральних бібліотек. Нормування процесу введення БЗ в ЕК спочатку становило 20 назв документів на день на один АРМ ( з урахуванням того, що працівники одночасно виконували основне навантаження з обслуговування читачів). Як показала практика, в подальшому норма була змінена- від 15 до 40 назв документів й більше, бо залежала від навантаження, навичок працівників роботи на ПК та практики предметизації. Кадрове питання бібліотека вирішила так:
В процесі підготовки фондів до рекаталогізації було проведено звірку документів з картотекою контрольних талонів ( таким чином одночасно перевірялась наявність книжкових фондів), вилучення застарілої та зношеної літератури. В процесі навчання кадрів потрібно було акцентувати увагу не лише на знання стандартів з опису, але й на можливостях програмного забезпечення "УФД. Бібліотекка". Важливо було визначити яка інформація в яке поле повинна бути занесена, яка інформація обов'язкова, яка-факультативна, відмінності між описом каталожної картки та заповнення полів форми "Бібопис документа" ЕК. Так, наприклад, при описі каталожної картки книги двох авторів прізвище першого наводять у заголовку опису, а потім прізвища всіх - у відомостях про відповідальність. Зовсім інша справа- заповнення полів форми "Бібопис документа" ЕК. У поле "Автор" потрібно заносити всіх авторів, незалежно від їх кількості. В поле "Відомості про відповідальність" авторів не заносять. А вже потім, при виведенні на екран каталожної картки програма виводить усі дані в потрібній послідовності (про це заздалегідь подбали розробники програми). Експеримент з рекаталогізації розпочався наприкінці 2000 р. Фактично до процесу рекаталогізації бібліотека приступила з січня 2001 р., при цьому облік показників проведеної роботи та результати процесу були предметом пильної уваги на нарадах при директорові та методичних радах. Заплановані графіком обсяги робіт були виконані достроково із випередженням на 2 роки. В результаті, наприкінці 2003 р. на всіх пунктах видачі 5 читальних залів, а в 2004 р. й на абонементах запроваджено автоматизований облік документовидачі. З огляду на весь обсяг роботи, що була проведена бібліотекою з рекаталогізації можна дати кілька рекомендацій: З огляду на обсяг робіт бібліотеки з рекаталогізації, можна дати кілька рекомендацій:
Наприклад, якщо не вірно заповнити поле "Тип літератури", й замість "Наукова" занести "Виробнича", то може виявитись потім, що обсяг наукової літератури у фонді та книговидача даного типу літератури не буде відповідати дійсності. Це стосується як книг, так і періодичних видань. Помилка у занесенні назви документа може бути такою, що її на перший погляд і не побачиш зразу (мова не йде про граматичні чи орфографічні помилки). А саме, літера в англійському регістрі, що виглядає як українська; зайвий або відсутній пробіл між знаками, крапка вкінці назви, цифра нуль замість літери "О", тощо. Наслідки цього можуть бути поганими: 1) Для бібліотекарів. За логікою одна й та ж книга у різних підрозділах заноситься не одночасно. Коли працівник читального залу заніс підручник з певною помилкою ( наприклад, "Історію України" з англійською літерою "І" замість української), а потім працівник абонементу хоче відкрити запис, щоб додати 12 примірників абонементу, ЕК покаже, що книги "Історія України з українською літерою І немає в системі. Що робить працівник абонементу? Заносить новий БЗ. Й виявляється, що в ЕК є 2 БЗ "Історії України" того ж року видання, що неприпустимо. Ліквідувати цю помилку не вдасться. Якщо книга з помилкою вже хоч раз видавалась, БЗ з системи вилучити неможливо. 2) Для читачів. Читач в залі ЕК ніколи не знайде книгу, назва якої починається з пробілу або літери в англійському регістрі. Він буде шукати книгу, назва або автор якої починається української літери. Щоправда, і у цьому випадку теж бувають вийнятки. А саме, коли читач теж при пошуку набере слово з помилкою, або почне з пробілу, і тоді отримає те, що шукав. Така ситуація чимось нагадує Інтернет. Іноді його називають звалищем сміття, на запит з помилкою він видасть купу помилкової інформації. У випадку ЕК бібліотеки ми не можемо допустити такого стану,- адже це інформаційний продукт солідної установи. Якісний електронний каталог бібліотеки- це основа автоматизованого пошуку та документовидачі в самій бібліотеці, статистики показників обслуговування користувачів. Виставлений у Інтернет, ЕК - це обличчя бібліотеки для віртуального користувача, а в подальшому - основа кооперації з іншими бібліотеками для створення корпоративних каталогів та баз даних. Підготовчий етап Визначення мети Вибір методу Технічне забезпечення Технологічне забезпечення Розробка стратегічного плану Підготовка фонду Навчання кадрів Норми, обсяг, виконавці, графік Методики, інструкції, програми Перевірка, очищення, ремонт |
||||
|
||||